'Hortitime geeft inzicht in de arbeidskosten per handeling en per periode'

ARTIKEL

Karlijn Raats, maandag 20 juni 2022

182 sec

Urenregistratie speciaal voor boomkwekerij creëert rust bij management en op de werkvloer

Hortitime is registratiesoftware voor de boomkwekerij, ontwikkeld door Plantenkwekerij Joost Sterke en software-engineer Joost Kolkhuis Tanke. Met deze software worden de uren geregistreerd, waardoor inzichtelijk wordt welke werkzaamheden er per plant op een perceel zijn verricht. Dit vakblad spreekt twee boomkwekers die met deze managementtool werken.

Ruud en Monique van den Berk werken met Hortitime

M. van den Oever, Son en Breugel

Boomkwekerij M. van den Oever in Son en Breugel kweekt op circa 11 hectare een breed assortiment zware tuinplanten in 12-, 20- en 35-litercontainers. De klanten zijn vooral tuincentra en cash-and-carry's. Het bedrijf bestaat sinds 1997. In 2015 nam Rens van den Oever het bedrijf samen met zijn broer over van hun vader. Van den Oever vertelt over zijn kennismaking met Hortitime: 'We deden de registratie van onze uren eerst met een andere app, maar die ging op een gegeven moment ter ziele. Toen we hoorden dat Plantenkwekerij Joost Sterke Hortitime had ontwikkeld, stapten we meteen over. Dat is inmiddels twee jaar geleden.'

Betaling en vrije dagen

Hortitime bevat veel mogelijkheden. M. van den Oever gebruikt de managementtool vooral voor urenregistratie. 'Onze vijftien medewerkers vullen elke dag eenvoudig via hun mobiele telefoon hun (over)uren in. Op basis van deze urenregistratie vindt de uitbetaling van het personeel plaats en het bijhouden van verlof- en vakantiedagen. Dat scheelt een hoop werk in vergelijking met het oude systeem van urenbriefjes.'
Daarnaast vullen de medewerkers in welke handelingen ze verrichten per teelt. Dat gebeurt niet voor de kostprijsberekening; M. van den Oever heeft geen geldbedragen aan de uren gekoppeld. Het gaat er vooral om goed te kunnen nalopen of de geregistreerde uren kloppen.
De handelingen zijn dus gekoppeld aan een teelt, niet aan een gewas, soort of perceel. Bij bedrijven met een breed assortiment is het lastig om uren te registreren per handeling of per soort, vertelt Van den Oever. 'Wij hebben vier teelten: vollegrondsteelt, 12-literteelt, 20-literteelt en 35-literteelt. Een voorbeeld van een registratie door een medewerker zou kunnen zijn: '8 uur oppotten in de 12-literteelt'. Elke ochtend controleert en autoriseert onze administratief medewerkster de geregistreerde uren. Ze legt deze uren naast de papieren planning van de dag ervoor en schakelt even met mij als ze specifieke informatie nodig heeft over een bepaalde werkzaamheid, om in te schatten hoeveel tijd ermee gemoeid is. Ikzelf kijk elke maandag de weekstaat van de urenregistratie na.'

Inpassen in bedrijf

'Hortitime biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een deel van de software. Dat vind ik een groot voordeel voor deze branche; bij wat kleinere bedrijven zoals wij werkt eenvoud het beste. Een ingewikkeld programma zou een gedrocht worden voor ons team. Het correct invullen van de uren zou dan een strijd zijn. De medewerkers vertrouwen er inmiddels op dat hun geregistreerde uren in het systeem kloppen. Hortitime creëert rust en duidelijkheid.'
De handelingen waaraan Van den Oever de uren koppelt in Hortitime en die specifiek aan een teelt toegerekend worden, bestaan uit oppotten, opbinden, snoeien, onkruidbestrijding, gewasbescherming, orders pakken en klaarzetten en vrachtwagens laden en lossen. 'In combinatie met de overheaduren en uren die ik specifiek aan een soort kan toebedelen, bereken ik mijn kostprijs. Ook het gemiddelde uurloon van mijn medewerkers reken ik uit en gebruik ik.'
Van den Oever concludeert: 'Hortitime vormt een geweldige ondersteuning, doordat we het op onze eigen manier kunnen toepassen. En het team achter Hortitime kan snel aanpassingen in de software doorvoeren als boomkwekerijen ergens tegenaan lopen.'

Rens van den Oever aan het werk met Hortitime

Rens van den Oever: 'Elke ochtend controleert en autoriseert onze administratief medewerkster de geregistreerde uren.'

Boomkwekerij Ruud van den Berk

Boomkwekerij Ruud van den Berk in Sint-Oedenrode bestaat sinds 1999 en is gespecialiseerd in de teelt van vormbomen en meerstammigen. Er werken zeven medewerkers op bijna 40 hectare volle grond en 1 hectare containerveld. Bijna een jaar geleden startte het bedrijf een proef met Hortitime. Dit jaar wordt het softwareprogramma volledig ingezet.

Mond-tot-mondreclame

Directeur/eigenaar Ruud van den Berk vertelt: 'We vroegen ons al jaren af waar al onze uren nu precies in zaten. Die vraag werd nog belangrijker toen we binnen een paar jaar stevig groeiden, gedeeltelijk door de coronacrisis. We waren zonder succes op zoek geweest naar een geschikt urenregistratiesysteem. Totdat onze zoon Luuk, die stage liep bij Rens van den Oever, uitgebreid vertelde over Hortitime waarmee Van den Oever werkt. Ik wist dat Joost Sterke registratiesoftware had ontwikkeld, maar wist niet dat hij daarmee de boer op was gegaan. We hebben meteen contact opgenomen met Joost Sterke en zijn er langs geweest voor uitleg. Hortitime bleek precies te zijn wat we zochten.'

Ook inzicht voor medewerkers

Ruuds vrouw Monique is verantwoordelijk voor de in- en verkoop en personeelsadministratie. Vooral zij werkt met Hortitime. 'Dit proefjaar hebben we ondervonden dat Hortitime erg gebruiksvriendelijk is. Op ons verzoek wordt in Hortitime aangepast dat de medewerkers zelf ook inzage krijgen in hun verlof- en urenstaat. Die is nu na invulling alleen inzichtelijk voor het management.' Monique van den Berk keurt verlofaanvragen in Hortitime, koppelt het antwoord daarop direct via Hortitime terug en noteert de opgenomen verlofdagen vervolgens in de agenda. Het bedrijf gaat in ieder geval uit van drie weken verlof in de zomer en twee weken met kerst. 'Hortitime biedt ons een overzicht van al die verlof- en vakantiedagen. Transparantie over gemaakte uren is ook een vorm van goed werkgeverschap.'

Inzicht in efficiëntie

Monique heeft de algemene overheadhandelingen in Hortitime gezet. Hier kunnen de medewerkers hun uren registreren. 'Ruud wil erachter komen hoeveel tijd wij feitelijk kwijt zijn per handeling, met als hamvraag of we de efficiëntie kunnen verhogen. Als we Hortitime een aantal jaren achter elkaar gebruiken, kunnen we die jaren met elkaar vergelijken.'

LEES OOK

Investeren, opschalen en personeelsmanagement eenvoudiger dankzij Hortitime

20-01-2022 | ARTIKEL

250 sec

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie