Investeren, opschalen en personeelsmanagement eenvoudiger dankzij Hortitime

ARTIKEL

Karlijn Raats, donderdag 20 januari 2022

250 sec

Managementtool voor vollegrondsboomkwekerijen tilt bedrijfsvoering naar een hoger niveau

Hortitime, een softwareregistratie voor de boomkwekerij, werd zeven jaar geleden ontwikkeld door Plantenkwekerij Joost Sterke. Het bedrijf bouwde de software in 2014 voor eigen gebruik. Nu wil Joost Sterke Hortitime in de markt zetten voor andere bedrijven.

Het pakket is vooral geschikt voor vollegrondskwekers.

Joost Sterke loopt als kweker voorop. Niet alleen als precisieteler die gebruikmaakt van gps, een bodemscanner, drone en ondergrondse druppelslangen, maar ook op het gebied van ondernemen. In samenwerking met een medewerker die een ICT-opleiding volgde, ontwikkelde zijn bedrijf een managementtool: Hortitime. Sinds enkele jaren is Hortitime beschikbaar voor de markt, in eerste instantie voor vollegrondsboomkwekerijen. Al meer dan dertig bedrijven werken ermee. Zij vinden de software eenvoudig, effectief en naadloos aansluitend op de praktijk van de boomkwekerij.

Hortitime

Hortitime is een urenregistratieprogramma. Hiermee wordt inzichtelijk welke handelingen er per plant op een perceel zijn verricht. Ook vullen werknemers zelf hun vrije dagen in. Sterke: 'Dat scheelt veel tijd; ze hoeven hiervoor niet meer naar kantoor te komen. Voor de ondernemer is het vooral een nuttige managementtool met het oog op investeringen en om kostprijzen te berekenen.'

'Grote bedrijven besparen minstens een dag, die ze voorheen besteedden aan het overtikken van gegevens'

Ontwikkeld op basis van behoefte

Gebruikers kunnen via hun mobiele telefoon hun uren registreren. Volgens Sterke bestond dergelijke digitale software nog niet voor de boomkwekerij. 'Er werken nu een paar grote klanten met Hortitime. Zij waren al een paar jaar op zoek naar een geschikte managementtool voor de boomkwekerij, maar hadden die nog niet gevonden. Ze hielden hun gegevens meestal nog bij in programma's zoals Excel. Veel mensen werkten ook nog met urenbriefjes, die weer werden overgetikt in een Excel-bestand. Met Hortitime staan alle ingevoerde gegevens direct geregistreerd. Ze moeten wel gecontroleerd en geautoriseerd worden, maar dat gebeurt met één druk op de knop. Sommige grote bedrijven besparen met Hortitime bijna een dag per week aan arbeid, die ze voorheen kwijt waren aan het overtikken van urenbriefjes.'

Uren gekoppeld aan werkzaamheden

Urenregistratie, vakantie- en verlofmodule

Drie groepen hebben onafhankelijk van elkaar toegang tot bepaalde onderdelen van het softwareprogramma: gebruikers, leidinggevenden en beheerders. Sterke: 'Een beheerder heeft toegang tot alle onderdelen. Een leidinggevende heef toegang tot bijna alle onderdelen en kan zaken in het programma invoeren. Gebruikers zien alleen hun eigen urenregistratie.'
Sterke laat zien wat medewerkers op hun telefoon zien. 'Zij zien alleen dit scherm. Hier vullen ze hun uren en overuren in. In de vakantiemodule zien ze hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Via deze module kunnen personeelsleden vakantie aanvragen en kan de kweker de verlofaanvragen goedkeuren.' Voor de kweker ontstaat een helder overzicht waarin te zien is wie wanneer op vakantie is. Personeelsleden kunnen zien hoeveel vrije dagen of tijd-voor-tijd-uren ze nog hebben staan.'
De urenregistratie biedt inzicht in de arbeidsuren en dus de arbeidskosten per geselecteerde periode of per product. Ook kun je er een werkplanning mee maken, zowel voor de korte als de lange termijn. Sterke: 'Een voorbeeld: als ik volgend jaar 120.000 kluiten wil rooien in plaats van 100.000, kan ik door de registratie in Hortitime berekenen hoeveel uren het kost om 20.000 extra kluiten te rooien. Hiermee kan ik de planning maken voor het jaar erop en dus ruim op tijd personeel aannemen, of het uitzendbureau vragen om beschikbare arbeidskrachten.'

Uren gekoppeld aan werkzaamheden

Alle personeelsleden zijn in het Hortitime-systeem gekoppeld aan een uurloon. Hierdoor kan de kweker niet alleen zien hoeveel tijd er aan een handeling is besteed, maar ook wat de totale kosten van die handeling zijn. Het programma vraagt allereerst aan de medewerker wat deze heeft gedaan, op welke locatie in de kwekerij en eventueel aan welke plant. Sterke kan al deze registraties uit het systeem ophalen, bijvoorbeeld hoeveel uur er is besteed aan het snoeien van leilindes, aan het schoffelen op percelen, aan opruimen en potten klaarmaken. Het programma geeft inzicht per dag, maand, jaar, locatie en of zelfs per cultivar.
Bemesting en spuitmiddelen zijn registreerbaar in Hortitime middels een gewasbeschermingslijst. Ook bevat Hortitime een onderhoudsmodule, zodat je onder andere kunt invoeren wanneer de trekkers onderhoud hebben gehad en wat eraan is gedaan. 'Door de registratie van deze zaken heb je als kweker de uren en de daaraan gekoppelde kosten op een rij en in één keer inzichtelijk', legt Sterke uit.

Joost Sterke

Gebruikerservaring

Van der Peijl Tuinplanten werkt nu bijna twee jaar met Hortitime. Het bedrijf kweekt op ruim 10,5 hectare in Zundert, waarvan 2,9 hectare kas. Jean-Pierre van der Peijl timmert flink aan de weg: hij bouwt 8.300 m2 kas bij - hopelijk klaar met kerst. Het afgelopen jaar heeft hij een bassin met nieuw veld aangelegd; komend voorjaar komt er opnieuw een veld bij. Van der Peijl vertelt dat hij al eerder in aanraking is geweest met een managementtool die nog in ontwikkeling was, maar dat project werd gestopt vanwege hoge ontwikkelkosten. Toen Sterke Hortitime op de markt bracht tijdens een bijeenkomst met collega-kwekers in 2019, was Van der Peijl meteen om. Vanaf begin 2020 wordt bij Van der Peijl Tuinplanten gewerkt met Hortitime. Hoe bevalt de managementtool?
'Het brengt rust in ons bedrijf. Vroeger hield de ene medewerker de gemaakte uren bij in een map en de ander in een agenda. Vervolgens moesten de uren worden overgenomen in ons loonadministratiesysteem. Nu werken we allemaal in dezelfde omgeving. De 27 medewerkers, waarvan 13 in vaste dienst, zien à la minute hoeveel overuren en vrije dagen ze hebben. Ik heb een overzicht van wat ze doen. Ook kunnen we aan het einde van de maand eenvoudig zien hoeveel uren de scholieren hebben gedraaid. Deze gegevens kunnen vervolgens linea recta naar onze boekhouder.'

Gericht investeren

Sterke vat samen: 'In de boomteelt maakt arbeid het grootste deel van de kostprijs uit. Hoe beter en efficiënter je de arbeid kunt inzetten, hoe meer resultaat je boekt als kweker.' Met alle kosten inzichtelijk kan de kweker gerichter investeren en beslissingen nemen. Ook kan de kweker eenvoudig berekenen in welk tijdsbestek een investering is terugverdiend.'
Hortitime laat de totale arbeidskosten zien, maar ook de algemene kosten in percentages. Hiermee kan de kweker nauwkeurige kostprijsberekeningen maken. 'Veel handelingen vallen onder de algemene kosten, die niet toegerekend kunnen worden aan een specifieke teelt.'

'Door Hortitime weet ik in elk geval dat de investering in de machine rendabel is'

Met Hortitime wordt het ook een eenvoudiger om te besluiten tot opschaling. 'Een kweker kan bijvoorbeeld van 100.000 potten naar 150.000 potten willen opschalen. Met Hortitime kan dan worden berekend wat dat betekent voor de personeelsbehoefte.'
Van der Peijl wilde investeren in een vorkheftruck voor werkzaamheden in de P3-teelt. Hij berekende met Hortitime hoeveel deze werkzaamheden kostten en besloot daarop over een jaar te investeren in de vorkheftruck. 'Het blijft een grote investering, maar geplaatst naast de grote investeringen die wij recentelijk hebben gedaan, kon dit er nog wel bij, al is het over een jaar. Door Hortitime weet ik in elk geval dat een investering in die machine rendabel is.'

Doorontwikkeling

Momenteel wordt Hortitime herschreven en uitgebreid met een planningsmodule en een uitgebreide kostprijsmodule, waarin het aantal vierkante meters kas/containerveld en het aantal liters potgrond kunnen worden ingevuld. Overzichten in de vorm van schema's en staafdiagrammen moeten nu nog worden gemaakt in een ander programma, zoals Excel, maar worden in de toekomst automatisch in Hortitime gegenereerd.

Toekomst

In de toekomst ziet Sterke nog wel een ontwikkeling in gps-tracking. 'In verband met de privacywet mag de werkgever daar geen misbruik van maken. Maar ik kan me voorstellen dat medewerkers ermee instemmen om op het werk de gps-tracking aan zetten, zodat ze ook zelf kunnen zien op welke percelen ze geweest zijn, en niet meer hun geheugen hoeven te pijnigen om te bedenken waar en wanneer welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie