Hybride contract voor ontwerp groeiplaatsen - aanplant met plantgarantie in gemeente Schagen

ARTIKEL

Broer de Boer, maandag 31 mei 2021

571 sec

Eigen werk checken op basis van Iso 9001

De gemeente Schagen en aannemer Stoop Groenvoorziening sloten op basis van een UAV-GC 2005 en een RAW-bestek een raamovereenkomst. Het betreft een Europese aanbesteding op basis van BPKV. In deze constructie is sprake van een fictieve aanneemsom. Werkzaamheden zullen in deelopdrachten worden uitgevoerd. Ze kunnen in aard en omvang verschillen.

Voor de gemeente Schagen is deze hybride contractvorm op dit gebied totaal nieuw en ook waardevol. Hiermee wordt het onder meer mogelijk de schaarse financiële middelen voor vervanging zo goed mogelijk te benutten. Gemeentelijk projectleider Rick van Esch zegt over de aanbesteding: 'Dit is eigenlijk een RAW-raamovereenkomst die gecombineerd wordt met de UAV-GC. Hierbij moesten de inschrijvers via de RAW-systematiek een standaardbedrag aan verschillende activiteiten koppelen. Van de aannemers verlangden we alleen dat ze VCA**- en Iso 9001-gecertificeerd waren. Bovendien moesten ze vier referenties opgegeven. Van de tien belangstellenden hebben er vijf uiteindelijk op deze Europese aanbesteding ingeschreven. Met hen kwamen we kort voor het begin van de coronacrisis bij elkaar voor een marktconsultatie over de te sluiten raamovereenkomst. Bij hun inschrijving moesten de aannemers een plan van aanpak overleggen. Op basis van drie beoordelingen hebben we uiteindelijk een totale fictieve korting vastgesteld op de totale aannemingssom. Stoop behaalde de hoogste fictieve korting met zijn PvA en kwam toen met de beste prijs-kwaliteitverhouding als winnaar uit de bus. We kunnen er echter geen totaal aanneembedrag aan verbinden en de namen van de verliezers laten we in het midden.'

Ambities

Minimaal het actuele bomenbestand van 35.000 stuks in stand houden, dat is de ambitie voor de cyclus van beheer van de gemeente Schagen. Deze Noord-Hollandse gemeente telt 47.000 inwoners en heeft een oppervlakte van 187 vierkante kilometer. Jaarlijks is hier sprake van een inboet van circa 500 bomen, terwijl er ook nog een achterstand valt in te halen van reeds ingeboete of gekapte bomen. Bij het boombeheer van de gemeente is het Handboek Bomen 2018 leidend. Voor het dagelijks en groot onderhoud worden ieder jaar planmatig bedragen gealloceerd en de gemeenteraad stelt jaarlijks een bedrag vast voor de vervanging van bomen en heesters. Daarmee zijn vooral de kosten voor ontwerp en uitvoering bepalend voor de realisatie van de beheercyclus. Deze raamovereenkomst, in deelopdrachten uitgevoerd, heeft daarom sec te maken met het ontwerp en de realisatie van groeiplaatsen en het planten van bomen en heesters, en staat verder los van andere integrale gemeentelijke aanplantprojecten.

'De winnende aannemer denkt ook mee over de keuze en maat van het plantgoed'

Deelopdrachten afstemmen

Zoveel mogelijk ontzorgd worden, dat is wat de gemeente hoopt te realiseren met de keuze voor deze voor haar nieuwe contractvorm in de groensector. Smit Groenadvies adviseerde deze aanpak op basis van een brainstorm. De opzet is dat de manier van ontzorging vastligt in het PvA dat de aannemers aangeleverd hebben op basis van de uitvraag. Van Esch noemt als voorbeeld dat de winnende aannemer ook meedenkt over de keuze en maat van het plantgoed. Bij aanlevering van plantgoed af kwekerij moet de aannemer het zelf keuren. De bomen en heesters zullen door één kweker geleverd worden, met wie de gemeente eveneens een raamovereenkomst gaat sluiten. Stoop Groenvoorziening gaat per deelopdracht het bedrag met de gemeente afstemmen in een deelovereenkomst. Dit gebeurt volgens de bestekposten in de RAW-raamovereenkomst. Van Esch: 'Ik kan dus geen bedragen noemen; die hangen volledig af van de omstandigheden. Voor aanplant in bermen is dit totaal anders dan voor een project met groeiplaatsverbetering in bestaande verharding. Het uitgangspunt is dat de aannemer ook meedenkt bij onze uitvraag. We staan open voor samenwerking en transparantie en willen niet alles voorschrijven. In onze uitvraag voor de raamovereenkomst vonden we alle criteria van even groot belang, zoals de kwaliteit van de groeiplaats en de bomen, maar ook de communicatie, zoals benoemd in het PvA.' Leidt zo'n raamovereenkomst met deelopdrachten niet tot discussies? Volgens Van Esch is dit vrijwel uitgesloten. 'Alle werkzaamheden die redelijkerwijs kunnen voorkomen in dit gegunde werk zijn immers reeds omschreven in het bestek. De aannemer heeft er zelfs al een prijskaartje aan gehangen.' De blik die van Esch de redactie gunt in het bestek, laat zien dat er zelfs zaken in zijn opgenomen als zagen van bitumineuze verharding of trottoirbanden, aanbrengen van een beluchtingssysteem, onkruidbeheersing en bodemkundig onderzoek. 'Zie het als een supermarkt', verduidelijkt Van Esch. 'Wij bepalen wat we willen hebben, de prijs hiervan staat van tevoren vast en wij krijgen het bonnetje. En elk jaar zorgt de "supermarkt", de aannemer, zelfs voor een jaaroverzicht, het opleverdossier.'

Plannen aanleveren

De eerste werkzaamheden van Stoop Groenvoorziening zijn in augustus 2020 gestart. De contractperiode is twee jaar, met een optie voor een contractverlenging van tweemaal twee jaar. Wat komt er kijken bij zo'n deelopdracht? Kort samengevat krijgt de aannemer opdracht om de groeiplaatsen te berekenen op basis van de Boommonitor. Deze berekening vormt een onderdeel van vele aan te leveren ontwerpstukken. Bij een opdracht is de aannemer zelf verantwoordelijk voor alle noodzakelijke vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen. In het raamcontract is er sprake van een acceptatieplan en een kwaliteitsplan die de aannemer moet overleggen. Voor iedere deelopdracht is bovendien overeengekomen dat de aannemer zorgt voor een uitvoeringsplan, een veiligheids- en een gezondheidsplan. Zelfs de deelopdracht inclusief de bomenlijst en het budget moet de aannemer zelf omschrijven. Jaarlijks, in december, moet de aannemer een totaal opleveringsdossier aanleveren. Alle aanleveringstermijnen van relevante stukken zijn nauwkeurig aangegeven. En dan is er nog een belangrijke clausule in de raamovereenkomst: een toetsingsplan. Dit is enerzijds om te borgen dat de aannemer aan de gestelde verplichtingen voldoet. Anderzijds gaat het om de wijze waarop de levenskracht van de aangeplante bomen gerapporteerd en bewezen wordt, bijvoorbeeld met beeldmateriaal. 'In de raamovereenkomst/het PvA is ook aandacht voor aspecten als duurzaamheid en de inzet van medewerkers', vertelt Van Esch. 'Verder moet het Past performance-formulier van het CROW worden ingevuld, wat als doel heeft de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te verbeteren.'

Volgens Rick van Esch van de gemeente Schagen zijn prijsdiscussies vrijwel uitgesloten, omdat de aannemer er zelf al een prijskaartje aan heeft gehangen.

Strategische keuze

Arjen Wonink is een van de vier gemeentelijke assetmanagers die zich op meerjarenplanningen richten. Hij vertelt over de achtergrond van de totstandkoming van deze aanpak: 'Het is goed te weten dat de gemeente Schagen in 2013 is ontstaan als fusiegemeente. Het ruimtelijk gebied en de organisatie daarvan vereiste - ook financieel - een nieuwe ordening. De provincie drong daar ook op aan. In 2015 en 2017 kwamen er voor de totale openbare ruimte integraal beleid en beleidskaders tot stand. De financiële middelen voor het noodzakelijke dagelijks en groot onderhoud zijn gealloceerd, maar er is een structureel tekort aan middelen voor vervanging. De raad stelt op advies van de assetmanagers vast hoe de vervangingsgelden het beste ingezet kunnen worden. Daardoor was het noodzakelijk om voor het tijdstraject tot 2027 strategische keuzes te maken. Er is bepaald hoeveel menskracht met welke kwaliteiten onze organisatie heeft en welke rollen we daarmee kunnen vervullen. We concludeerden dat uitbesteding van de engineering bij vervanging in de openbare ruimte budgettair aantrekkelijker is dan dat door eigen medewerkers te laten doen. Mede hierdoor kunnen we de komende jaren achterstanden beter inlopen. Projectleiders zoals Rick van Esch zijn niet meer bezig met de waan van de dag, maar richten hun aandacht op de uitvoering.' Assetmanager Wonink initieert projecten als deze dus ook in de grijze sector: 'Ik geef hierbij opdrachten aan projectleiders als Van Esch. Bij dit specifieke hybride contract gaat het om vervanging met een jaarbudget van 450.000 euro inclusief plantgoed en personeel. Dat bedrag willen we niet over- en niet onderschrijden.' Dit hybride contract is dus ook bedoeld om schaarse financiële middelen zo goed mogelijk te benutten? 'Zo kun je het ook noemen', lacht Wonink. 'Ik benadruk dat ontzorgen niet het hoofddoel was in onze uitvraag. Kwaliteit en duurzaamheid waren de andere twee criteria (die fictieve kortingen op de aanneemsom opleverden, red.) die ook voor een derde meetelden bij de beoordeling. Als het gaat om duurzaamheid, spreek je dan over het gebruik van duurzaam handgereedschap en materieel en duurzame bedrijfsvoering door de aannemer in de breedste zin van het woord. Stoop, bijvoorbeeld, wekt zelf veel energie op met zonnepanelen op zijn loodsen.'

Boom- en heestersoorten

De levering van bomen en overige beplanting valt buiten deze overeenkomst. Medio september werkt de gemeente aan een raamovereenkomst met een kweker voor de levering van bomen en één voor heesters. Daarbij gaat het om plantmateriaal van bomen en heesters dat het beste bij een vrij vochtig polderlandschap past. Dan praten we over 'standaardsortiment' voor de openbare ruimte: populieren, wilgen, berken, iepen, meidoorns. Laanbomen als beuken en eiken zouden in deze omgeving niet alleen voor inboet zorgen, maar doen het hier in het algemeen ook minder goed. De operationeel beheerder bomen van de gemeente, Wilfred Slippens, bepaalt per locatie de aan te planten soorten. Dit kan verschillen van het standaardsortiment in de openbare ruimte: 'Bij de aanbesteding van het deelcontract zit een uitgebreide lijst met boom- en heestersoorten', zegt hij. 'Dit zijn de soorten die we in het verleden hebben gebruikt, aangevuld met soorten waarvan we denken dat we die in de nabije toekomst gaan toepassen. Dit is geen dwingende lijst; we kunnen ook soorten toepassen die niet op de lijst staan. Alleen hebben we daar dan geen vaste prijs van. Op de lijst staan natuurlijk soorten die zich in de polder thuis voelen, maar we hebben ook stedelijke woonwijken in de stad Schagen en de omliggende dorpen, dus er staan ook soorten op die in een stedelijke omgeving passen. Daarnaast heeft de gemeente Schagen ongeveer 15 kilometer kust, van Groote Keeten in het noorden tot Petten in het zuiden. Er zijn dus ook een paar dorpen met duinzand als bodem, zoals Callantsoog en Petten. Ook daarvoor hebben we geschikte soorten nodig. De zee heeft tot kilometers landinwaarts grote invloed. In ongeveer de helft van de gemeente Schagen hebben we bomen nodig die bestand zijn tegen zeewind. Dat sortiment is helaas wat beperkt. En een aantal soorten die wel goed tegen zeewind kunnen, hebben nu veel last van boomziektes, zoals iepen en essen. We planten in de kuststrook bomen van een kleinere maat aan; die kunnen zich beter aanpassen aan de omstandigheden. Een goed voorbeeld daarvan is het plein bij de strandopgang Groote Keeten; daar hebben we een paar jaar geleden duintjes gemaakt met helmgras en een kleine maat dennen.' De gemeente Schagen blijkt ook een bijenvriendelijke gemeente te zijn; daarom worden er bij voorkeur planten gebruikt waar bijen en andere insecten veel baat bij hebben. Slippens vervolgt: 'We willen de biodiversiteit vergroten en voorkomen dat ziekten en plagen massaal voorkomen. Daarom planten we zoveel mogelijk verschillende boomsoorten door elkaar, dus geen lanen meer met één cultivar. Dat geeft natuurlijk wel een heel ander beeld; er zijn dan geen uniforme lanen meer. Het voordeel daarvan is dat de bomen niet beslist strak in de lijn hoeven te staan. Dat vergroot de mogelijkheden om een boom op een geschikte groeiplaats te planten.' Een voorbeeld daarvan is te zien langs de buitenwegen rond het dorp Waarland, die bijna drie jaar geleden met bomen zijn beplant.

'Dat levert uiteindelijk beter groeiende bomen en heesters op'

Aannemer Stoop Groenvoorziening

In de raamovereenkomst staan het nastreven van een goede samenwerking en een open, transparante houding centraal. Dit is bedoeld om misverstanden te voorkomen. Alles moet eraan bijdragen om zoveel mogelijk nieuwe bomen binnen het beschikbare budget aan het groeien te krijgen. Familiebedrijf Stoop Groenvoorziening in Waarland ging met de eer van de opdracht strijken. De geoffreerde fictieve aanneemsom lag volgens de aannemer bijna een kwart miljoen euro onder die van de dichtstbijzijnde concurrent. De Noord-Hollandse aannemer heeft als corebusiness groenvoorziening, boomverzorging en groenrecycling, maar concentreert zich ook op waterbouw en baggerwerken. In deze opdracht neemt Stoop ontegenzeggelijk ook op administratief en logistiek gebied veel taken op zich. De commercieel directeur, Raymond Slijkerman, was betrokken bij de onderhandelingen: 'Bijzonder in dit contract is dat de opdrachtgever de engineering bij ons als opdrachtnemer neerlegt. Dat getuigt van veel vertrouwen in een stabiele samenwerking. Wij zijn verantwoordelijk voor de groeiplaats, moeten zelf de bodem onderzoeken en met voorstellen komen voor groeiplaatsverbetering. De overweging van de gemeente hierbij is dat dit uiteindelijk beter groeiende bomen en heesters zal opleveren. Het contract omvat ook de verplichting van drie jaar onderhoud met groeigarantie. Wij moeten de nieuwe aanplant dus ook naar eigen inzicht water geven. Die taak is in de afgelopen hete, droge zomers heel belangrijk gebleken. De gemeente heeft deze verantwoordelijkheid nu bij ons gelegd en weet die daardoor goed geborgd. Voor ons zal het in de praktijk een uitdaging zijn om deze niet te plannen piekwerkzaamheden goed te organiseren.' Uiteindelijk draagt Stoop Groenvoorziening de gerealiseerde onderdelen pas na drie jaar over aan de gemeente. Dit gebeurt na de periode van het onderhoud, de nazorg en de plantgarantie. Over het bestek zegt Slijkerman: 'We vinden het hybride contract een mooi initiatief, maar eerlijk gezegd is het toch ook wel spannend of dit uitpakt zoals we verwachten. Medio september hebben we de opdracht voor de eerste 100 boomlocaties gekregen. Het is dus te nog te vroeg om iets over onze ervaringen te vertellen.'

Certificaten

Nooit eerder kwamen we in deze rubriek een aannemer tegen met zoveel certificaten en kwalificaties. Al snel tellen we er dertien op het gebied van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. 'Opdrachtgevers moeten op de vakkundigheid en de kwaliteit van de gecertificeerde groenprofessionals van Stoop kunnen vertrouwen', zegt Raymond Slijkerman. 'Daarbij hebben we ook een naam hoog te houden op het gebied van duurzaamheid en milieubehoud. Daarvoor hebben we onder meer een eigen ecoloog in dienst en werken we met Flora en fauna-gecertificeerde medewerkers. Ruim driekwart van de medewerkers groenvoorziening zit op niveau 1.'

De certificaten zijn:
- Kiwa-gecertificeerd: Iso 9001, Iso 14001, VCA**, CO2-bewust niveau 5
- BRL-gecertificeerd: 9335 protocol 1 en 4, 7000 protocol 7001 (bodembeheer)
- Erkend iepenaannemer
- BVOR-gecertificeerd: verwerking ziek bomenhout, verwerking invasieve exoten
- Keurcompost
- Erkend leerbedrijf SBB
- Groenkeur-gecertificeerd: BRL Groenvoorzieningen, BRL Boomverzorging

Bij Stoop Groenvoorziening, dat werd opgericht in 1967, werken circa 80 goed opgeleide medewerkers en het bedrijf beschikt over een modern en uitgebreid machinepark. Stoop is op zijn website op een bijzondere manier ook bijzonder transparant over de aantallen machines die het bedrijf heeft per bedrijfsonderdeel.

Deze contractvorm is volgens Smit redelijk beproefd en toekomstbestendig

Volgens Jos Smit van Smit Groenadvies is dit contract enigszins vergelijkbaar met de methodiek van engineering, construct en building.

Smit Groenadvies

Advies- en ingenieursbureau Smit Groenadvies staat de gemeente bij in dit project in de openbare ruimte. Het middelgrote Schagense bureau telt achttien medewerkers en richt zich op ontwerp, engineering, advies en directievoering. Ze zijn dus veel met groen en cultuurtechniek bezig, waarbij de gemeente Schagen één van de vaste opdrachtgevers is. Bedrijfseigenaar/directeur Jos Smit was betrokken bij de opstelling van dit hybride contract, een nieuwe contractvorm voor het groenbeheer bij deze gemeente: 'Door deze contractvorm hoeft er mindert een beroep te worden gedaan op de medewerkers. De gemeente wordt dus écht ontzorgd. Zelfs de regie verschuift veel meer richting de aannemer, die ook het voorbereidende werk voor zijn rekening neemt. De aannemer controleert ook zijn eigen werk en rapporteert hierover. Dit gebeurt volgens een vast stramien, vandaar de gemeentelijk eis van een Iso 9001-certificering. (Hierdoor is de situatie dat de slager zijn eigen vlees keurt niet aan de orde, red.) Dit is enigszins vergelijkbaar met de methodiek van engineering, construct en building en bespaart de gemeente dus echt mankracht. Bij onvoorziene zaken richt de aannemer zich pas tot de gemeente als hij zelf de oplossing kent.' Deze contractvorm is volgens Smit redelijk beproefd en toekomstbestendig. Er worden naar twee kanten verwachtingen gewekt: 'Maar mocht de gemeente gaande het contract besluiten het budget te halveren of de aantallen te verdubbelen, dan treedt er een nieuwe situatie op. Daarin voorziet de Aanbestedingswet dan weer.' Er blijkt veel gebrainstormd te zijn over deze voor de gemeente Schagen innovatieve aanpak. 'Met de uiteindelijke aannemer is ook nog een verificatiegesprek gehouden, om de intenties en afspraken aan beide zijden helder te krijgen', vertelt Smit. 'Eigenlijk is het een bedrijfstechnische uitwerking die zorgt dat de aannemer precies weet wat er van hem verlangd wordt. De plantgarantie met drie jaar nazorg was een belangrijk gesprekspunt, onder meer het water geven. De gemeente wenste hiervoor een maximale inzet. Daarom zijn er boetes verbonden aan inboetpercentages, waarmee de gemeente nalatigheid van de aannemer bij extreme droogte wil voorkomen. Het is namelijk voor een aannemer soms financieel aantrekkelijker om bomen te laten sterven, gevolgd door heraanplant, dan om veel en regelmatig water te geven. Op basis van de eisen en wensen van de gemeente hebben wij dus een passend en toekomstbestendig ontwerp gemaakt. Het moest bovendien functioneel zijn in termen van beheer en onderhoud, en toekomstbestendig zijn. De aannemer krijgt nu bijvoorbeeld met contractmanagement te maken, met vragen als: Is de opdracht goed uitgevoerd? Hoe moet dat getoetst worden en is dat ook goed getoetst?'

Geen gemeentelijke inspecties

In de raamovereenkomst wordt ook gesproken over toetsingsplannen, het verkrijgen van vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen. Zelfs het regelen van verzekeringen, het beoordelen van de levenskracht van planten en het opstellen van een kwaliteitsplan komen voor rekening van de opdrachtnemer. Er zijn bijvoorbeeld zogenoemde 'stoppunten' benoemd waarmee de opdrachtnemer rekening moet houden:
- na het ontgraven van een cunet/groeiplaats,
- na het aanbrengen van een groeiplaatsconstructie,
- na bodemverbetering,
- na het aanbrengen van verankering.

Deze stoppunten geven het moment aan waarop de aannemer een rapportage moet maken, eventueel met beeldmateriaal, en volgens adviseur Smit Groenadvies in principe dus niet langer het moment dat een vertegenwoordiger van de gemeente een inspectie komt uitvoeren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

Tip de redactie